OpenOffice, come creare un file PDF/A

Abbiamo visto recentemente quali sono le caratteristiche ed i vantaggi offerti dal formato PDF/A (ISO 19005-1) in fatto di standardizzazione e conservazione dei documenti. Vediamo ora come sia possibile creare documenti conformi al formato PDF/A utilizzando la suite Apache OpenOffice.

PDF/A ed Apache OpenOffice

OpenOffice supporta l’esportazione secondo le specifiche PDF/A fin dalla versione 2.4. Per questa guida abbiamo utilizzato Apache OpenOffice 4 ma le procedure da seguire sono sostanzialmente identiche anche per le versioni precedenti.

Un pregio di OpenOffice è in questo senso la capacità di gestire l’esportazione in maniera nativa senza bisogno di software esterno o di stampanti virtuali. Inoltre l’esportazione in PDF è disponibile per tutti i moduli della suite per cui possiamo convertire in questo formato i documenti di Write, i fogli di calcolo di Calc, le presentazioni di Impress, i disegni di Draw e le formule di Math.

L’esportazione in PDF/A

Creiamo anzitutto il nostro documento utilizzano il programma più adatto. In questo esempio abbiamo utilizzato l’editor di testi OpenOffice Write ma la procedura è uguale anche per gli altri componenti.

Per procedere all’esportazione andiamo ora nel menù “File > Esporta nel formato PDF…”. Si aprirà la finestra di configurazione “Opzioni PDF” che raccoglie molteplici parametri di configurazione. Concentriamo la nostra attenzione sulla scheda “Generale” ed in particolare spuntiamo la casella “PDF/A-1a”. Controlliamo ora che nella scheda “Sicurezza” non sia impostata nessuna password a protezione del documento. Clicchiamo infine sul pulsante “Esporta” ed indichiamo la posizione in cui salvare il file PDF.

Nel caso di documenti contenenti elementi grafici può essere opportuno garantire la miglior qualità possibile delle immagini. In questo caso prima di procedere all’esportazione nella scheda “Generale” selezioniamo anche l’opzione “Compressione senza perdite” nella sezione “immagini”.